システム活用術

システムを導入するとシステムを導入する前の状態には戻れないほど、システムは業務に役立つもので、そのことを十分に理解していても、なかなかシステムを導入ができない現実もあります。また、システムを導入すると直ちに業務に役立つというわけではありません。場合によってはシステムを導入する事で却って現場を混乱させることもあります。

このようなトラブルを起こさず、スムーズに初めてシステム導入を行うには導入準備が非常に大切なのですが、この作業が不十分だとどんなに素晴らしいシステムが出来上がっても効果を発揮することは難しいです。またこの作業は泥臭く、人によって行う事が多いため、現場だけの問題ではなく、組織全体として検討する必要があります。中小企業に限って言えば、システム導入は現場主導で行うよりも、トップダウン式に行う必要があると考えています。

導入準備の主な作業とはExcelなど手動で管理しているデータをシステムに移し替える作業です。人が管理するデータですので同じデータが複数あったり、日付を入力するところに日付以外のデータが入っていたりと、必ずデータに不備があります。データの不備はある程度はプログラムによって除去できるのですが、最後は人の目で確認する必要があります。システムは不備のあるデータを受け付けません。それがシステムの良さでもあるのですが、これまで長年、人の手で蓄積したデータからすべての不備をなくす作業はとても大変です。

これらの作業に専任の担当者を割り当てられる余力が現場にあればいいのですが、一般的にこれらの作業は通常の業務を行った上でやらなければならない作業となり、現場のためにシステム導入をしたつもりが現場を更に疲弊させ、システム導入のための作業がいつまでも終わらず、システム導入が失敗に終わるケースもあります。

導入準備のための作業とそれを実施する担当者が必要であることを理解し、そのために必要なコストもシステム開発費用に含めて予算立てしないとシステム導入が失敗に終わってしまう事になりますので、システム開発費用以外にも導入準備費用をあらかじめ予算に計上することで失敗しないシステム導入が行えると考えています。